Wikitopia
Image default
Zakelijke dienstverlening

Tips en tricks voor het bijhouden van een planning

Veel bedrijven maken gebruik van Excel om een project te managen.

Excel heeft een template waarmee je taken kunt plannen en een visuele tijdlijn kunt maken. Excel is handig als het project niet zo groot of complex is.

Niet iedereen is even handig met Excel. Het is tijdrovend en er kan maar één persoon tegelijk in het bestand werken. Hierdoor kan gedurende het project meerdere versies van de planning in omloop zijn waardoor je niet altijd meer weet welk bestand de laatste versie is.

Tijd besparen

Dat kan anders, sneller en gebruiksvriendelijker. Met planning software. Planning software is een handig hulpmiddel om je project te plannen en te monitoren. De software bespaart je veel administratief werk. Leden van de projectgroep kunnen namelijk, ook tegelijkertijd, zelf de uren registreren en de voortgang van de taak registreren.  

Zo heeft Timewax een gebruiksvriendelijk planning software ontwikkeld waarin eenvoudig met een schuifje aangegeven kan worden hoeveel procent van het werk al gedaan is.

Verschillende fasen in een project

Een project kent 3 fasen: de voorbereidingsfase, de realisatiefase en de nazorgfase. Per fase worden taken toebedeeld, deadlines bepaald en mijlpalen gedefinieerd. Planning software kan je in iedere fase helpen om overzicht over het project te houden.

Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase verzet je al veel werk.

De opdracht van de opdrachtgever is aangenomen, het is bekend wat het resultaat is dat behaald moet worden en welk budget en hoeveel personeelsuren er beschikbaar zijn.

In deze fase ga je ook met je collega’s van de verschillende afdelingen aan de slag om te komen tot de realisatie van het projectdoel. Je wijst taken toe aan je projectmedewerkers en stelt deadlines op. Daarbij hou je rekening met de beschikbare uren.

Het is handig en efficiënt als je voor je project gebruik kunt maken van planning software. Leden van de projectgroep kunnen in deze software zelf de uren registreren en de voortgang van de taken bijhouden. Planning software bespaart je veel administratief werk. Zo heeft Timewax planning software ontwikkeld waarin meerdere personen tegelijk kunnen werken en je altijd op de hoogte bent van de status van het project.

Realisatiefase

Tijdens deze fase wordt er gewerkt aan het realiseren van het eindresultaat. Ook in deze fase zijn er veel ballen om in de lucht te houden. Er zijn taken die ingepland moeten worden voor de implementatie in de systemen, medewerkers moeten opgeleid worden en collega’s werken aan het concreet maken van het ontwerp.

In deze fase heb je mogelijk ook nieuwe collega’s nodig. Via de planning software van Timewax kan je heel eenvoudig resources aanvragen. Ook helpt deze software je om de productiviteit van de projectmedewerkers te analyseren. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en kan je je opdrachtgever op tijd informeren over eventuele bezettingsproblemen.

Nazorgfase

In deze laatste fase wordt de inzet van de projectmedewerkers fors afgeschaald. Het projectresultaat is behaald. Toch blijven een aantal medewerkers nog betrokken bij het project om aanpassingen te kunnen doen. In deze laatste fase lever je als projectmanager ook een rapportage op aan je opdrachtgever. Je opdrachtgever wil van je weten of je binnen de beschikbare uren bent gebleven en of het budget voldoende is gebleken. Hoe handig is het als je met één druk op de knop alle stakeholders kunt informeren over deze resultaten? Het analyseren van je project kan daadwerkelijk met één druk op de knop in de planning software van Timewax.

Gerelateerde artikelen

Essent of Zalando bellen? 0906-1850

De grootste voordelen van een online werkomgeving

Robinia speeltoestellen: een slimme keuze voor elke speeltuin!