Tips voor de switch naar VoIP-telefonie

Veel bedrijven maken de switch naar VoiP-telefonie, omdat het een efficiëntere manier van communiceren is. VoiP biedt tal van voordelen ten opzichte van traditionele telefonie. VoIP telefonie is vrijwel altijd goedkoper dan traditionele telefonie. Met VoIP-telefonie kun je overal ter wereld bellen, waar je ook bent. Ook is het mogelijk om tegelijkertijd met verschillende mensen te bellen, waardoor je efficiënter kunt werken. Hieronder volgen enkele tips voor het succesvol overstappen naar VoiP-telefonie binnen jouw bedrijf.

De juiste aanbieder kiezen

Zodra je hebt besloten over te stappen op VoIP, moet je een nieuwe aanbieder van telefoondiensten kiezen. Daartoe moet je eerst beslissen welke telefoniezaken belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering.  Je wilt immers een provider selecteren die je helpt jouw zakelijke doelen te bereiken.

Zoek dus uit welke aanbieders er zijn: lees recensies en bekijk de kracht van de klantenservice en de opties. Zo kun je er zeker van zijn dat je hulp krijgt wanneer je die nodig hebt.

Het VoIP-budget voorbereiden

VoIP-systemen bieden een breed scala aan functies, uitbreidingen en bonussen. De kans is echter groot dat sommige niet eens noodzakelijk zijn voor jouw zakelijke behoeften. Het is dus belangrijk om in een vroeg stadium een budget op te stellen om ervoor te zorgen dat je je concentreert op het essentiële en genoeg geld overhoudt voor de functies en plannen die bij je passen.

De beveiliging van het VoIP-systeem waarborgen 

Niet alle gegevens die over het internet reizen zijn volledig veilig, dus elk VoIP-systeem moet over robuuste beveiligingsfuncties beschikken. Aanbieders moeten geavanceerde beveiligingsopties bieden, zoals veilige gegevenstoegang en multifactor-authenticatie, evenals stabiele end-to-end-encryptie.

Creëer aanpassingsvermogen

Geef je medewerkers de tijd om te wennen aan VoiP. Het is nog een vrij nieuwe vorm van telefonie voor bedrijven en het kan even duren voordat iedereen ermee vertrouwd is. Bedenk goed of alle medewerkers gebruik kunnen maken van VoiP. Niet iedereen is even handig met technologische toepassingen. Geef medewerkers die niet comfortabel zijn met technologische toepassingen dus de tijd om aan te passen.

Stel daarnaast duidelijke regels op voor het gebruik van VoiP. Zo voorkom je onnodige discussies over wie er mag bellen en wanneer. Zorg er bovendien voor dat alle medewerkers beschikken over een headset met microfoon. Dit zorgt voor een betere geluidskwaliteit dan bellen via de computerluidsprekers.

Plan regelmatig overleg met alle betrokkenen, zodat iedereen op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. Zo weet iedereen wat er speelt en kunnen problemen snel worden opgelost.